Als je gevraagd wordt om een evenement in te vullen naar de wensen van de opdrachtgever is het van belang om na te denken over de dieperliggende doelstelling van het evenement. De echte kunst is de gast het gevoel te geven dat het klopt; de echte doelstelling en kernwaarden te communiceren in alle elementen van het evenement.
Het is moeilijk voor een bedrijf om de doelen van een evenement vast te stellen. Bedrijfsblindheid is daarvan de belangrijkste oorzaak. Opdrachtgevers denken dat hun relaties goed op de hoogte zijn van de producten en diensten van het bedrijf. Als je dan de vraag stelt hoe de communicatie is verlopen, dan blijkt vaak dat het om eenzijdige communicatie ging en dat men ervan uitgaat dat de ontvanger de informatie wel tot zich genomen en begrepen heeft. Ik stel daarom vast:: een goed evenement is een evenement waarbij de zender (de organisator) en de ontvanger (de gast) elkaars context begrijpen. De eventuele informatieachterstand van de gast biedt de organisator de kans om zijn gast goed te informeren.
Is een evenement het beste middel voor jouw doelstellingen?
Doelstellingen als ‘meer omzet’ staan in elk bedrijfsplan. Een personeelsevenement is bijna een verplichting naar medewerkers. En aandacht geven aan dierbaren is misschien wel de essentie van het leven. Maar is een evenement het beste middel om je doelstelling te bereiken?
Het antwoord op deze vraag kan alleen gegeven worden door jou en is afhankelijk van enkele afwegingen. Ben je in de gelegenheid en heb je tijd een evenement te organiseren? Verkeert het bedrijf in goede gezondheid? Heb je een duidelijke aanleiding voor het evenement? Wordt het evenement gedragen door het totale bedrijf? Wanneer aan deze randvoorwaarden is voldaan, is een evenement een uitstekend middel om je doelstellingen te bereiken.
Hoeveel investeert je gast?
Vaak wordt het totaalbudget van een evenement omgerekend naar de kosten per personeelslid of relatie. Maar heb je jezelf ooit afgevraagd wat jouw gast komt investeren? Een personeelslid investeert zo’n 200 euro (8 uur maal het gemiddeld uurloon), een zakenrelatie zo’n 375 euro (5 uur à 75 euro per uur inclusief reistijd en bezoek), en bij kennisoverdrachtevenementen ligt dit zelfs vijftig procent hoger. Bij thuispartijtjes kunnen we een aandachtsberekening maken: een gast komt 2,5 uur in je investeren. Je kunt van alles laten zien en vertellen, maar een blokje kaas of worst, een prachtig verhaal en tranen-met-tuiten-gelachen heeft veel meer impact als het gaat om aandacht geven!
Dit artikel is afkomstig uit het boekje ‘Hoeveel verdient u met uw evenement?’ uitgegeven door Hutten. Ben je nieuwsgierig naar de inhoud van het volledige boekje? Een hardcopy van het boekje is te bestellen via de website van Hutten.
English