Microsoft Praag heeft ons, het Hutten Hospitality Team van Microsoft Nederland, gevraagd het een en ander uit te leggen over hoe wij de eventplanning organiseren. Na een aantal calls kwam daar de uitnodiging: 'Kun je naar Praag komen?' En daar ging ik! Wat een geweldige kans om al mijn kennis te kunnen delen en een verschil te kunnen maken voor het aanwezige team.
Microsoft Praag heeft recent een nieuw kantoor geopend met allerlei nieuwe faciliteiten. Zo is er een groot auditorium voor maar liefst 160 personen, een ruimte die gebruikt kan worden voor trainingen en vele vergaderruimtes met de allernieuwste technische mogelijkheden. Voorheen vonden de events voor gasten altijd plaats op externe locaties maar nu dus voor het eerst in het Microsoft kantoor. De facility-afdeling staat voor een enorme uitdaging om alle events goed te kunnen begeleiden: gasten ontvangst, banqueting en het beheer van de meetingruimtes.
Het 'WOW-effect'
Microsoft Nederland is ruim zeven jaar geleden gestart met het Hutten Hospitality Team. We bezorgen gasten het WOW-effect bij ontvangst, 'ontzorgen' de planners wat betreft het regelen van alles wat nodig is om hun meeting tot een succes te maken en natuurlijk de bevestiging van het WOW-effect wanneer gasten weer vertrekken.
Het kantoor van Microsoft Praag is prachtig, maar bij binnenkomst werd het mij al gelijk duidelijk dat er veel ruimte is voor verbetering. We werden niet opgemerkt door de aanwezige receptionisten. Het WOW-effect was duidelijk niet aanwezig. De professionele opzet van catering, gastenregistratie en iemand die de zorgdraagt voor de meetingruimtes ontbraken heel duidelijk.
Het eerste wat in je opkomt is: wat hebben wij het toch goed georganiseerd bij Microsoft Nederland. Om vervolgens te denken: hier kan ik heel veel gaan betekenen. De drie dagen die ik aanwezig ben geweest heb ik veel meetings gehad met verschillende personen. Waar is behoefte aan? Wat willen jullie uitstralen? Wat willen jullie bereiken? Wat verwachten jullie van mij?
Een eerste opzet ligt nu bij Microsoft Praag voor implementatie. Maar het is nog lang niet klaar. Een vaste cateraar wordt nu gezocht, hostesses worden aangenomen en alle administratieve formulieren worden eigen gemaakt.
Dit is nog maar het begin. Wordt vervolgd!
English