Hoe kom je tot het beste evenement dat past bij jouw doelstellingen? Om deze belangrijke vraag te kunnen beantwoorden, moeten we eerst definiëren wat het beste evenement precies is. Ik doe dit aan de hand van ‘fotomomenten’, in mijn visie dé factoren die het succes van elk evenement bepalen.
Als je enthousiast vertelt over je vakantie, de film, het pretpark of een andere plaats die indruk maakt denk je aan fotomomenten. De beste vakantie is die vakantie met de beste fotomomenten. Dit kunnen er veel zijn, maar soms ook gewoon één geweldige gebeurtenis. Hoe mooier de foto, hoe beter de herinnering. Hoe meer ‘kleur’ de foto heeft, hoe meer indruk hij maakt.
Dit geldt ook voor evenementen. Fotomomenten zijn dé succesbepalende factoren van elk evenement. Bij evenementen is het belangrijk om positieve hoogtepunten te creëren die als fotomomenten worden opgeslagen in de hersenen van de gast. Want eenmaal in onze hersenen, vergeten we ze niet zomaar meer.
Meegezogen worden in het fotomoment
Naast het creëren van de fotomomenten gaat het ook om de context waarin je deze fotomomenten beleeft. Een foto vanaf de top van de ongeveer 6000 meter hoge Annapurna heeft een heel andere impact wanneer je vertelt dat je deze gemaakt hebt na een zware beklimming dan wanneer je zegt dat je er door een helikopter bent afgezet.
Bij een evenement is dat ook zo: De gast moet meegezogen worden in de context om de fotomomenten die je bewust overbrengt ook echt op te slaan. Een gast kan tien jaar lang genieten van eten zonder dat hij ooit kan navertellen wat hij at, maar laat hem zelf piepers schillen en hij vergeet het nooit meer. Hoe beter je nadenkt over deze momenten en hun context, hoe mooier de fotocollectie en hoe groter de impact van de topfoto. Het moet op elkaar aansluiten. Het moet kloppen.
De basis van fotomomenten zijn vaak de kernwaarden van een organisatie. Deze kernwaarden bepalen wie je bent en wat je wilt overbrengen tijdens een evenement. De gast is op zoek naar de ware organisatie. Met kernwaarden als basis gaan we grote momenten maken: de fotomomenten van het evenement. Dit doen we aan de hand van interne en externe trotsmetaforen.
Voordat we de inhoud van deze fotomomenten kunnen bepalen, moeten we eerst kijken wie de gasten zijn tijdens het evenement. Deze kennis is cruciaal bij de bepaling van de invulling van het evenement.
Dit artikel is afkomstig uit het boekje ‘Hoeveel verdient u met uw evenement?’ uitgegeven door Hutten. Ben je nieuwsgierig naar de inhoud van het volledige boekje? Een hardcopy van het boekje is te bestellenvia de website van Hutten.
